Berthouly Construction optimise ses processus avec Subclic

Marielle Zanini, assistante administrative

“Sur Subclic, la rédaction d’un contrat prend environ 5 minutes et il ne reste plus que la validation en interne de mes collègues, puis du sous-traitant. Depuis l’utilisation de Subclic, nos envois de LRAR ont fortement diminué. La quantité de papier utilisé a elle aussi vu sa consommation fortement réduite.”

L’entreprise générale du bâtiment spécialisée dans les travaux de maçonnerie industrielle et le génie civil, Berthouly Construction, s'est associée à Subclic pour moderniser et optimiser la gestion de sa sous-traitance. Cette initiative marque une étape dans la stratégie d'innovation et d'efficacité de l'entreprise, renforçant ainsi son positionnement régional dans la réalisation des grands projets d'infrastructures.

Spécialisé dans les travaux de gros œuvre et d’entreprises générales, Berthouly Construction a su allier tradition et innovation au fil des années. Située à Montélimar, la société réalise aujourd’hui 15 millions de chiffre d’affaires pour une cinquantaine de collaborateurs. Berthouly Construction se distingue par son engagement envers l'excellence opérationnelle et le développement durable.

Dans ce contexte, l'adoption de Subclic pour la gestion de la sous-traitance représente une avancée majeure pour Berthouly Construction. La plateforme offre une solution complète et intuitive, permettant la dématérialisation des documents, de la création d’un contrat à la signature électronique en ligne. 

Retour d’expérience d’utilisateur

Marielle Zanini, assistante administrative chez Berthouly Construction, nous fait part aujourd’hui de son expérience en tant qu’utilisatrice de la plateforme.

Pouvez-vous nous en dire plus sur votre parcours au sein de Berthouly Construction ?

“Je suis rentrée en Mars 2019 en intérim et j’ai été embauchée en CDI en Juillet 2019. J’occupe le poste d’Assistante Administrative au sein du Service Travaux et je réalise également la facturation clients.”

Avant d’adopter Subclic, quelles ont été les difficultés rencontrées dans la gestion de votre sous-traitance ?

“La principale difficulté, qui n'est pas des moindres, réside dans le temps consacré à la réalisation d'un contrat, comprenant les étapes suivantes :

Tout d'abord, il faut collecter par voie électronique les documents administratifs des entreprises. Une fois reçus, il est nécessaire de vérifier scrupuleusement l'exactitude des informations ainsi que les dates de validité de chaque document. Pour gagner du temps, j'entamais la rédaction des différents éléments tels que le DC4 et le contrat de sous-traitance en me référant au site internet "Societe.com" pour obtenir les informations administratives de l'entreprise.

Ensuite, vient la phase de rédaction et d'impression (en brouillon) du contrat de sous-traitance, suivie de sa vérification par le conducteur de travaux. Une fois le contrat retourné, plusieurs tâches s'imposent : impression en double exemplaire, numérisation, reliure et gravure sur CD des documents du marché. Une fois ces étapes accomplies, il faut envoyer le contrat pour signature en recommandé avec accusé de réception (LRAR). Après réception des deux exemplaires signés, il faut le faire signer par notre Direction, puis envoyer l'exemplaire signé par toutes les parties au sous-traitant. Enfin, il est nécessaire de réaliser un nouveau scan de l'exemplaire signé pour archivage.

Cette séquence d'opérations représente un défi de taille, nécessitant une gestion minutieuse du temps et des ressources pour assurer le bon déroulement du processus contractuel.”

Si l’on compare votre gestion des contrats et documents de sous-traitance avant l’utilisation de Subclic, quels sont les bénéfices ajoutés à cette solution ?

“Sur Subclic, la rédaction d’un contrat prend environ 5 minutes et il ne reste plus que la validation en interne de mes collègues, puis du sous-traitant. Nous avons pu constater que depuis l’utilisation de Subclic, nos envois de LRAR ont fortement diminué. La quantité de papier utilisé a elle aussi vu sa consommation fortement réduite.”

Quels étaient les principaux enjeux lors de la recherche d’une solution telle que Subclic ?

“En s’intéressant à Subclic, notre directeur a voulu avant tout un outil pour simplifier la gestion de ces contrats. Le gain de temps et le fait de réduire aussi notre consommation de papier ont aussi été des facteurs importants.”

Quelles fonctionnalités Subclic ont été les plus bénéfiques selon vous et pourquoi ?

“On peut constater plusieurs fonctionnalités bénéfiques pour nous : tout d’abord, il est possible d’enregistrer les modèles de contrats, ce qui représente un atout majeur. Ensuite, je peux facilement « glisser /déposer » des fichiers pour les pièces marché (avant l’utilisation de Subclic, les documents étaient gravés sur CD). Enfin, le fait que nos partenaires puissent eux-mêmes déposer leurs documents administratifs sur la plateforme : en un coup d’œil je peux voir si les documents sont à jour ou pas !”

Comment évaluez-vous l’expérience utilisateur de Subclic, tant du point de vue de votre équipe que de vos sous-traitants ?

“Personnellement je ne pourrai plus m’en passer, tout est tellement fluide et simple d’utilisation. Et, au risque de me répéter, je gagne un temps précieux. Dans l’ensemble tout se passe bien, seulement un sous-traitant m’a dit que la configuration du site ne lui plaisait pas, mais c’est le seul retour négatif que j’ai eu à ce jour.”

Un bilan positif

En conclusion, l'adoption de Subclic par Berthouly Construction représente une étape importante dans la transformation numérique et l'optimisation des processus de l'entreprise. Berthouly Construction simplifie et sécurise l'ensemble du processus de gestion des sous-traitants, garantissant une collaboration efficace et transparente tout au long des projets. En combinant Subclic avec expertise métier et engagement envers la qualité et le développement durable, Berthouly Construction renforce sa position de leader régional et affirme son engagement envers l'innovation et l'excellence opérationnelle.

Merci à Marielle Zanini pour ce témoignage !